Peran AKuntansi dalam
Evaluasi dan Pengendalian Manajemen Perusahaan
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
dan Masalah
Pertumbuhan dan persaingan dunia bisnis dewasa ini mengharuskan perusahaan untuk memandang jauh kedepan guna mengantisipasi berbagai kemungkinan yang
dapat mempengaruhi perkembangan perusahaanya.Setiap perusahaan mempunyai
tujuan yang akan dicapai, baik berupa laba yang maksimal, kelangsungan hidup,
pertumbuhan perusahaan maupun menciptakan kesejahteraan anggota masyarakat.
Pengaruh lingkungan danperkembangan suatu perusahaan yang semakin kompleks
mengakibatkan tugas manajemen puncak dalammencapai tujuan perusahaan semakin
sulit dan kompleks pula. Untuk mengatasi hal tersebut makaperusahaan mendapatkan informasi
yang dibutuhkan untuk tujuan pengambilan keputusan.
Sehubungan dengan itu, peranan akuntansi pun semakin dibutuhkan terutama
untuk memperoleh informasitersebut. Peran serta manajer sangat dibutuhkan dalam
mengaktualisasikan peranan akuntansi tersebut sebagai alat pengawasan biaya.
Dewasa ini kita kenal dengan system akuntansi pertanggungjawaban.
Akuntansi pertanggungjawaban merupakan suatu system yang disusun sedemikian
rupa sesuai dengan sifatdan kegiatan perusahaan dengan tujuan agar masing-masing unit organisasi dapat mempertanggungjawabkanhasil kegiatan unit yang berada di
bawah pengawasannya. Menurut system ini, unit-unit yang ada dalam
organisasi di bagi menjadi pusat-pusat pertanggungjawaban dan keseluruhan pusat pertanggungjawaban
ini membentuk jenjang hirarki dalam organisasi.
Bab 2
1. Pengertian
Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan
sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral
science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita
mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi
yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini
“dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
b. Tolok ukur
kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien,
efektif, dan produktif.
c. Kebijakan
dalam menentukan tolok ukur di atas.
d. Apreasiasi
kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Masing-masing perusahaan memiliki
kompleksitas berbeda dalampengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin
kompleks.
|
Pengendalian manajemen bersifat
menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang
dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi
sitempengendalian manajemen dapat diterapkan
pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai
komponen sama, yaitu :
a. W = Work
(Pekerjaan)
b. E = Employe
(Tenaga Kerja)
c. R = Relationship
(Hubungan)
d. E = Environment
(Lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan
sebagai pengetahuan “teoritis-praktis.” Karena itu dalam SPM akan lebih mudah
mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan dan
mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi /perusahaan.
Beberapa definisi
sistem pengendalian manajemen : Edy Sukarno menyatakan :
“Sistem pengendalian manajemen adalah suatu
sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran,
akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam
menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”
Sedangkan Anthony and
Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :
“Management control is
the process by which managers influence other members of the organization to
implement the organization’s strategies.”
Sistem pengendalian manajemen mempunyai
beberapa ciri penting, yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk
mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh
sumber daya(resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan
teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian
tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
b. Pengendalian manajemen bertolak dari
strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang
bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih
berorientasi pada manusia, karenapengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager
mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Oleh sebab itu
dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis
lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa
tugas terpenting dari manajemenmelalui pengendalian manajemen adalah beusaha
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Agar tugas tersebut
dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa
yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan
ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah
kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan
untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat,
maka pengendalianmanajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa
kehendak manajementelah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
- Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
a. Fungsi Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan usaha
yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara
membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat
untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian biaya yang
efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi
dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja,
controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai
tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk
pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemenperusahaan yang berisikan
laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan
prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini
selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi
kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.
b. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai
Unsur-Unsur :
1) Detektor
2) Selektor
3) Efektor
4) Komunikator
Unsur-unsur ini satu
sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang
terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor
ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang
menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu
aktivitas.
Setelah informasi
diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau
patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa
jauh perlunya pembenaran.
Proses perbaikan
dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar
kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah
proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.
c. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang baik
sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalianmanajemen formal merupakan
tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :
1) Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan
program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan
alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
2) Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap
penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu
moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini
berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3) Operasi dan
Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini
dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan
penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat
tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan
pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4) Laporan dan
Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling
penting karena menutup suatu siklus dari prosespengendalian manajemen agar data untuk
proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain
dapat berupa :
1) Perlu tidaknya
strategi perusahaan diperiksa kembali.
2) Perlu tidaknya
dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan
datang.
3) Dari analisis
penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila
sudah tidak realistis.
4) Dari
laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk
masalah yang tidak dapat diantisipasi.
B. Pengertian,
Pembagian, Fungsi dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern.
1. Pengertian Pengendalian Intern
Kebutuhan terhadap
struktur pengendalian intern sangat dirasakan pada suatu keadaan
dimana pimpinan karena keterbatasannya tidak sanggup lagi secara langsung
mengendalikan segala kegiatan yang terjadi dalamperusahaan. Keadaan seperti ini
biasanya disebabkan karena ruang lingkupperusahaan sebagai suatu kesatuan ekonomi sudah
meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi perusahaan menjadi kompleks
dan melebar ke segala arah.
Pengendalian intern merupakan
suatu istilah yang semakin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan.
Dalam perkembangannyapengendalian intern mempunyai beberapa pengertian,
diantaranya menurut Bambang Hartadi (1990 : 121) membedakan pengertian pengendalian intern dalam
arti sempit dan luas sebagai berikut :
“Dalam arti sempit,
istilah pengendalian intern sama dengan pengertian internal
check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian
data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur
akuntansi dan operasional.”
Sedangkan dalam arti
luas
“Pengendalian intern dapat
dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang
berada dalam organisasiperusahaan. Sistem tersebut terdiri dair kebijakan,
teknik, prosedur, alat-alat fisik, dokumentasi, orang-orang yang berinteraksi
satu sama lain diarahkan untuk :
1. Melindungi
harta
2. Menjamin terhadap
terjadinya hutang yang tidak layak
3. Menjamin
ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi
4. Dapat
diperolehnya operasi yang efisien
5. Menjamin
ditaatinya kebijakan perusahaan.
Pengendalian intern di atas
sesuai dengan pengertian yang dimuat dalam “Statement on Auditing Procedure”
dengan definisi sebagai berikut :
“Sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi
yang dianut dalamperusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa
ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan
efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah
ditetapkan.”
Menurut Wilson
dan Campbell (1991
: 123) pengendalian intern dalam arti yang luas
meliputi pengendalian yang bersifat akuntansi adalah :
“Pengendalian akuntansi (accounting
control) mencakup rencana organisasi dan semua metode dan prosedur
yang terutama mencakup pengamanan harta perusahaan serta
keterandalan (eliability) dari catatan-catatan keuangan. Pada
umumnya ia meliputi pengendalianseperti misalnya sistem kewenangan dan
persetujuan, pemisahan tugas-tugas yang berhubungan dengan pembukuan dan
laporan-laporan akuntansi dari tugas-tugas yang berhubungan dengan asuransi
atau perlindungan / pemeliharaan harga, pengamanan fisik dari harga dan
pemeriksaan intern.
Wilson dan Compbell (1991 : 124), yang bersifat
administratif adalah :
“Pengendalian administratif (administrative
control) terdiri dari rencana organisasi dan semua metode dan prosedur
yang terutama berhubungan dengan efisiensi operasi dan ketaatan pada
kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya berhubungan secara
tidak langsung dengan catatan finansial. Pada umumnya ia meliputipengendalian-pengendalian seperti misalnya
analisa statistik, time and motion studies, laporan pelaksanaan, program
latihan pegawai danpengendalian kualitas.”
Dengan demikian pengendalian intern adalah
semua cara yang diambil untuk memastikan pimpinan dalam menempuh jalannya
operasi perusahaan di mana segala sesuatunya harus berjalan
sebagaimana mestinya dan harus disesuaikan dengan ketentuan serta kebijaksanaan
yang telah ditetapkan pimpinan, oleh karena itu menjadi tanggung jawab
pimpinanlah untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern yang
baik.
2. Pembagian Pengendalian Intern
Apabila kita
memperhatikan secara seksama pengertian daripengendalian intern yang
dikemukakan di atas, maka akan terlihat bahwapengendalian intern disini
dibagi atas 2 bagian, yakni :
a. Suatu pengendalian yang berhubungan
langsung dengan maslaah pengamanan harta perusahaan dan dapat
diandalkannya catatan-catatan keuangan. Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah :
1) Sistem
pemberian wewenang, yaitu mencakup apakah transaksi-transaksi telah sesuai
dengan persetujuan atau wewenang yang telah ditetapkan, baik yang bersifat umum
maupun yang bersifat khusus.
2) Sistem
pencatatan (akuntansi) yang berkenaan dengan apakah transaksi-transaksi yang
dilakukan telah dicatat sedemikian rupa, sehingga :
a) Memungkinkan
dibuat ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
yang lazim atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut.
b) Menekankan
pertanggungjawaban atas harta perusahaan.
3) Pemisahan
fungsi antara tugas-tugas opersional terutama yang berhubungan dengan
tugas-tugas pencatatan, pengawasan physic atas harta perusahaan.
4) Sistem
pencocokan antara jumlah aktiva / harta perusahaan yang tercatat
dalam catatan perusahaan dengan aktiva / hartaperusahaan yang ada secara
periodik atau pada waktu tertentu dan tindakan-tindakan sewajarnya yang
dilakukan jika terjadi perbedaan.
b. Suatu pengendalian yang berhubungan
langsung dengan masalah pencapaian tujuan, yaitu masalah efisiensi usaha,
efektivitas, kehematan dalam bidang operasional dan ketaatan terhadap kebijakan
serta prosedur yang telah ditetapkan, pada umumnya tidak berhubungan langsung
dengan catatan keuangan, termasuk dalam pengendalian ini seperti :
1) Prosedur kerja
2) Analisa
statistik
3) Pelatihan,
mutasi dan rotasi pegawai
4) Rencana cuti
dan lain sebagainya.
3. Fungsi Pengendalian Intern
Fungsi pengendalian intern adalah :
a. Mencegah
terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi
kerugian yang diinginkan.
b. Memperbaiki
kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan
dan peborosan-pemborosan.
c. Mempertebal
rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam
pelaksanaan pekerjaan.
d. Mendidik para
pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan pengendalian intern dalam
suatu perusahaandiharapkan dapat mampu mengetahui dan mencegah kemungkinan
terjadinya penyimpangan. Meskipun pada akhirnya tujuan yang diinginkan dapat
tercapai dengan baik tetapi hendaknya akibat sampingan yang mungkin timbul dan
dapat merugikan perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila
mana mungkin dihilangkan.
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
a. Struktur
Organisasi
Struktur organisasi
yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain.
Perbedaan struktur organisasi di antara berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya
cabang-cabang dan lain-lain.
Suatu dasar yang
berguna dalam menyusun struktur organisasiperusahaan adalah
pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan
adanya penyusunan-penyusunan tanpa harus adanya perubahan total. Selain itu
organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan
tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap
fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu
pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan
fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Pemsiahan fungsi-fungsi
ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalamperusahaan.
Contoh-contoh
sederhana pemisahan fungsi dalam perusahaandan adanya penetapan garis wewenang dan
tanggung jawab yang jelas adalah sebagai berikut :
1) Seorang kasir
yang menerima dan menyimpan uang tidak boleh mengurus administrasi dalam
piutang.
2) Kepala gudang
yang bertanggung jawab di gudang tidak boleh mengurus administrasi persediaan.
3) Jika ada
pegawai yang upahnya harian maka harus ada seorang yang khusus dipisahkan
antara yang mencatat absensi, yang membuat daftar gaji, dan membayarnya.
Selanjutnya,
tugas-tugas hendaknya dibagi-bagikan antara beberapa pegawai sehingga tidak ada
seorangpun yang mengerjakan suatu transaksi dari permulaan sampai akhir. Pada
transaksi-transaksi yang penting harus diikutsertakan sedikitnya dua orang dan
hasil pekerjaan mereka dipergunakna untuk saling mengecek.
b. Sistem
wewenang dan prosedur pembukuan
Untuk dapat mengatasi
transaksi-transaksi di dalam perusahaanyang berkenaan dengan data-data finansial yang
menyangkutperusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha dlaam suatu periode
akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang
didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak
dicapai oleh manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan
formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.
Adapun syarat-syarat
pencatatan atau pembukuan yang baik demi terlaksananya pengawasan intern
haruslah memenuhi hal-hal seperti di bawah ini :
1) Pembukuan itu harus
secara organitoris terpisah dari tanggung jawab penjagaan.
2) Pembukuan itu
harus rencanakan sedemikian rupa sehingga terbentuk dan terpelihara adanya
catatan-catatan yanglengkap dan tetap mengenai tanggung jawab dan
hasil-hasilnya.
3) Pembukuan tersebut
harus selalu menyertai setiap transaksi-transaksi yang terjadi.
4) Pembagian
tanggung jawab pembukuan harus mencakup tanggung jawab yang sepenuhnya tentang
penyelenggaraanya.
c. Praktek-praktek
yang sehat
Yang dimaksud
praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan
tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus
berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akna
langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat
terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan
tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun
dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
d. Pegawai yang
cakap
Tingkat kecakapan
pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses tidaknya
suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur
organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak
memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern
juga tidak akan berhasil dengan baik.
Untuk mendapatkan
pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru yaitu
melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang bersangkutan
memenuhi kriteria yang diinginkan.
Dalam proses
penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan,
beberapa hal yang diperlukan antara lain :
1) Apakah
karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan yang cukup
dalam menangani tugasnya.
2) Apakah mereka
diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan.
3) Apakah
karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup terjaminkan.
Pegawai yang cukup
cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya
paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan
menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti perlu dipertimbangkan agar dapat
diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.
e. Pengawasan
tambahan
Untuk menjamin
pengawasan intern dengan baik selain terpenuhinya keempat unsur di atas,
diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri :
1) Laporan
Unsur laporan juga hal
yang penting dalam pelaksanaan pengawasan intern yang baik. Laporan ini
diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui hasil
kegiatan perusahaan. Agar tercapainya pengawasan intern yang
memuaskan sangat diperlukan ketelitian baik dalam penyelenggaraan maupun dalam
penentuan apa yang harus dilaporkan maka harus diperhatikan faktor-faktor yang
dibutuhkan dalam menyusun laporan, yaitu :
a) Tepat
waktunya, laporan akan hilang nilainya apabila laporan tidak dilaporkan pada
waktunya atau terlambat melaporkannya.
b) Ketelitian,
dalam menyusun laporan sangat diperlukan, karena kesalahan dalam membuat
laporan akan membuat kerugian dan tidak berguna lagi bagi perusahaan.
c) Berguna,
kebanyakan laporan dimaksudkan untuk memperlihatkan hasil salah satu fase dalam
proses yang dipimpin oleh seorang pegawai. Oleh karena itu agar laporan
tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik, maka laporan harus dipisahkan jawabnya
yaitu segala sesuatu kegiatan transaksi atau kejadian yang ada.
d) Jelas,
laporan-laporan harus memberikan gambaran yang lengkap dan jelas tentang
apa-apa yang telah berlangsung. Laporan yang dibuat tentunya setelah
berlangsungnya pekerjaan maka laporan harus tepat pada waktunya, teliti,
lengkap dan tidak memihak.
2) Standar atau
budget
Standar atau budget
merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya standar atau budget maka
laporan-laporan itu bisa disusun dengan membandingkan antara realisasi dengan
standar atau budgetnya, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi.
3) Staf audit intern
Staf audit intern
merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaanyang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap
pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat
dipergunakan untuk mengetahui apakah pelaksanana kerja itu sesuai atau
menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Prosedur-prosedur yang telah disusun
dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistempengendalian intern, maka
dapat mengetahui apakah ketetapan yang sudah ada tersebut dipatuhi atau tidak.
C. Pengendalian Intern Kas
Menurut Bambang
Hartadi, “yang dimaksud kas adalah : “Alat pembayaran yang siap dan bebas
dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaa.”
Menurut Wilson
dan Campbell (1991
: 343), menyebutkan tujuan pengelolaan / manajemen kas adalah :
1. Penyediaan kas
yang cukup untuk operasi jangka pendek dan jangka panjang.
2. Penggunaan
dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
3. Penetapan
tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup
sampai dana disimpan.
4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin
bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.
5. Penyelenggaraan
catatan-catatan kas yang cukup.
Telah diketahui bahwa
sumber penerimaan kas untuk berbagai jenis industri atau perdagangan yang khas
adalah :
- Penagihan piutang
- Penjualan kontan
- Penerimaan royalty
- Sewa dividen
- Dividen
Sedangkan pengeluaran
kas dalam perusahaan industri atau perdagangan biasanya
terdiri dari :
- Gaji tetap
- Gaji perjam
- Bahan baku
- Pajak
- Biaya perjalanan
- Biaya operasi yang lain
- Bunga
- Pembelian peralatan
- Pengendalian Intern Atas Penerimaan Kas
Dalam organisasi perusahaan pada umumnya
dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin.
Beberaepa sumber yang
khas adalah :
a. Penerimaan
melalui pos
b. Penjualan
kontan
c. Penjualan kredit
Dengan tidak
mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan
adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut meliputi
pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan
pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan
pegawai lain dapat saling melengkapi.
Sistem pengendalian intern
penerimaan kas, adalah :
a. Semua
penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.
b. Semua
penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.
c. Fungsi
penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali.
d. Penanganan
fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dan kasir
tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.
e. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan
kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
f. Semua pegawai
yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain
harus menggantikannya selama cuti. Juga, pada waktu yang tidak diberitahu, para
pegawai harus dipisahkan ke tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah
terjadinya kolusi atau persekongkolan.
Untuk mengetahui cara
penggelapan atau kecurangan terhadap kas di dalam perusahaan maka perlu
diketahui beberapa cara atau pedoman yang lazim digunakan dalam penyalahgunaan
dana perusahaan, yaitu meliputi :
a. Penerimaan
perpos
1) Lapping yaitu
menyelewengkan kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat dari pada
saat penerimaannya, perkiraan debitur yang bersangkutan baru akan dikredit
setelah diterima pembayaran dari debitur lain.
2) Menggunakan
dana untuk sementara waktu, tanpa memalsukan catatan / pembukuan atau hanya
dengan tidak mencatat uang yang diterima.
3) Dengan
mencantumkan angka penjumlahan buku kas yang lebih besar / lebih kecil daripada
jumlah yang sebenarnya.
4) Dengan terlalu
tinggi membukukan potongan harga dan potongan-potongan lainnya.
5) Dengan
menghapuskan piutang yang tidak tertagih dan mengantongi uang hasil penagihan
piutang.
6) Dengan menahan
berbagai jenis pendapatan lain-lain.
b. Penjualan
over-the counter
1) Dengan tidak
melaporkan semua penjualan, sebaliknya mengantongi uangnya.
2) Dengan secara
salah menjumlahkan lembaran penjualan dan mengantongi uang sebesar selisihnya.
3) Dengan
membukukan pengeluaran palsu
4) Denngan
meregistrasikan jumlah penjualan yang lebih kecil dari pada jumlah yang
sebenarnya.
5) Dengan
mengantongi kelebihan kas
c. Penagihan oleh
para tenaga penjual
1) Menguangkan
cek “kontak.”
2) Tidak
melaporkan adanya penjualan.
3) Dengan terlalu
tinggi melaporkan jumlah trade-ins (tukar tambah).
Selain pemisahan
tugas, cara lain yang dapat dilaksanakan untuk menghalangi terjadinya
penyimpangan / penyelewenangan, salah satunya adalah dengan melakukan
pemeriksaan mendadak oleh uditor intern atau oleh akuntan publik.
- Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Ada dua aspek pengendalian yaitu :
a. Penentuan
waktu pembayaran
b. Sistem pengendalian intern
Kegunaan adanya pengendalian yang teliti
terhadap waktu pembayaran adalah untuk menjamin agar rekening-rekening
dibayarkan pada saat telah jatuh tempo, dengan cara demikian, maka kas dapat
dihemat untuk investasi sementara.
Beberapa prinsip pengendalian intern
pengeluaran kas :
a. Kecuali untuk
transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.
b. Semua cek
harus diberi nomor lebih dahulu
c. Tanggung jawab
untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas
d. Pencatatan kas
harus terpisahkan sama sekali dari tugas melakukan pembayaran
e. Faktur yang
telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan
harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.
f. Setelah
pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “telah
dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.
Di dalam pengeluaran
kas terdapat juga penyalahgunaan dana atau kecurangan. Beberapa cara umum
untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut :
a. Menyiapkan
bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua
kali.
b. Kiting atau
pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran,
tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
c. Mencantumkan
jumlah total yang tidak benar dalam buku kas
d. Menaikkan
jumlah cek setelah ditandatangani
e. Mencantumkan
potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
f. Menguangkan
cek gaji / upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
g. Mengubah bukti
/ voucher pengeluaran kas kecil.
h. Memalsukan cek
dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank menggantikannya dengan
cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.